Vissza

Rendelésnyilvántartás

A rendelésnyilvántartáshoz megfogalmazott több speciális igény szükségessé tette a programcsomag átdolgozását. A program integráltsága nőtt, kezelése egyszerűsödött. A vállalkozás ügyviteli tevékenységének ellátásához, valamint a vezetői ellenőrzéshez hatékonyabb támogatást nyújt.
A programcsomag a rendelések státuszát folyamatosan nyomon követi és rögzíti, hogy a rendelés teljesülése milyen fázisban van (rendelés-visszaigazolás-kiszállítás-számlázás-kiegyenlítés). Az alapadatokat egyszer kell a rendszerbe felvinni. Ez kezdődhet az ajánlatkérés, vagy a rendelés adataival, azután a kívánt esemény megjelölésével a program automatikusan továbblépteti az adatokat, és ezekben lehet az esetleges eltéréseket módosítani.

Vevői rendelésnyilvántartás
A beérkezett vevő-rendelések naprakész nyilvántartását szolgálja. Innen történik a rögzített rendelések visszaigazolása a vevő felé. A nyilvántartott adatok lehetővé teszik a termékmanagerek munkájának figyelemmel kísérését a forgalom és az egyes termékeken elért árrés szempontjából. Az események összevetése a mennyiségi, érték, illetve határidő eltéréseket mutatja. A várható dekádonkénti termékkiszállítás a pénzügyi tervezést segíti.
Az eladási árak többféle devizanemen, vevőnként határozhatók meg. Az árkalkulációhoz nyújt segítséget a "termékkatalógus", amely a szállítók termékkínálatát tárolja. A beszerzési ár és járulékos költségek, valamint az alkalmazni kívánt árrés figyelembe vételével kalkulálható az eladási ár.

A vevői rendelés fő fázisai:
Ajánlat - A folyamat a vevői ajánlatkéréssel indulhat, amelynek rögzítését követően - a raktári készlet, a termelési kapacitás, ill. a szállítói háttér alapján - ajánlat készíthető
Rendelés - Ha a folyamat rendeléssel indul, akkor a rendelés adatait kell a rendszerbe vinni. Ha a rendelést ajánlat előzte meg, akkor az ajánlatot rendeléssé lehet léptetni.
Rendelés visszaigazolása – A termékmanager a társszervezetek véleményezése alapján fogadja el a rendelést változatlan formában, vagy bizonyos mennyiségi, határidő, ár módosításával. Ez utóbbi esetben kell korrigálni a korábban felvitt adatokat.
A rendelés visszaigazolásával jön létre a szerződés. A rendelés visszaigazolásakor a program a raktár szabad készletéből lefoglalja a megrendelt mennyiséget. Ha nem áll rendelkezésre az igényelt árukészlet, akkor a rendszer a hiányzó mennyiséget ún. "függő" készletűként a későbbi beszállítás foglalásaként előjegyzi.
Teljesítés - Az áru kiszállítása kezdeményezhető a rendelésnyilvántartásból, ha a diszpozíció szerint elkészített számla alapján adja ki a terméket a raktár. Amennyiben a raktár - a vevő nyitott rendelésállománya figyelembevételével - szállítólevéllel adja ki az árut, a rendelésnyilvántartás a teljesítést a készletnyilvántartásból átvett adatok alapján rögzíti.
A számlázás és a számla kiegyenlítése, mint a rendelési folyamatot lezáró esemény, a rendelésnyilvántartásban rögzítésre kerül a pénzügyi rendszerből átvett adatok alapján.

Gyártmánystruktúra lebontás
Ha a vállalkozás a forgalmazott termékeit saját maga állítja elő, akkor az igényeknek és a lehetőségeknek megfelelően összeállított termelési program teljesítéséhez szükséges erőforrásokat a gyártmánystruktúra lebontása modul segítségével határozhatjuk meg, a norma adatokban rögzített anyag, eszköz, munkaerő norma adatokkal, valamint olyan, a termékstruktúra elemeihez rendelhető költségekkel, mint pl. általános költség, alvállalkozói díj, tervezési díj.
A modul szolgáltatása, hogy megmondja miből, mennyit és mikorra kell beszerezni annak érdekében, hogy a termelés zavartalan legyen, és a vevői igények kielégítésre kerüljenek. A programmodul a raktári szabad készletet lefoglalja, az ezen felüli ún. "függő készlet"-re automatikus szállítói ajánlatkérés, vagy rendelés feladása kérhető.

Szállítói rendelésnyilvántartás
A rendelések közvetlenül bevihetők a rendszerbe a rendelés részadatainak megadásával, vagy ha a rendelést ajánlatkérés előzte meg, akkor annak visszaigazolását lehet rendeléssé léptetni, az esetleges mennyiségi, határidő vagy egységár módosításával. Automatikus ajánlatkérés, vagy rendelés generálható a vevői rendelésnyilvántartásból kereskedelmi tevékenység esetén közvetlen a késztermékre, vagy gyártási tevékenységhez a hiányzó alapanyagok beszerzésére. Lehetőség van arra, hogy a rendszeresen ismétlődő beszerzéseket csak egyszer rögzítsük, ami bármikor előhívható, módosítható. Átvételkor a beérkezett áruféleségeket, annak mennyiségét, értékét az átvevő egyeztetheti a nyitott rendelés adataival.
A szállítói rendelésnyilvántartási modul felépítése és információszolgáltatása hasonló a vevői rendelésnyilvántartási modulnál leírtakkal.